Privacy-statement Symfonie uitvaarten

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden.      De AVG is de opvolger van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en is van toepassing op iedereen die met persoonsgegevens werkt.

Symfonie uitvaarten bestaat sinds 2013 en wordt vertegenwoordigd door Fleur van Duin en Carla Bleesing-van der Hulst. Wij verwerken alleen die persoonsgegevens van de overledene en opdrachtgever(s), die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel: een zorgvuldige begeleiding van uitvaarten, vanaf de melding van overlijden tot en met het nazorg/evaluatiegesprek met de opdrachtgever(s). Dit geldt ook voor persoonsgegevens die worden vastgelegd bij voorgesprekken over uitvaartwensen.

Doelomschrijving van de persoonsgegevens, welke gegevens verwerken wij?

Bij voorbesprekingen en bij de begeleiding van een uitvaart verzamelen wij de volgende gegevens van de opdrachtgever en overledene:

  • Naam
  • Adresgegevens
  • Geslacht
  • Plaats- en datum van geboorte
  • Plaats- en datum van overlijden
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadressen
  • BSN-nummer(s)
  • Overige gegevens die actief worden aangeboden die indien zij van belang zijn voor de begeleiding van de uitvaart (dit kan zijn geloofsovertuiging of eventueel medische gegevens in verband met verzorging van de overledene).

Toestemming opdrachtgever

Met de opdrachtgever van een uitvaart sluiten we een overeenkomst af, waar dit privacy-statement een onderdeel van is.

Als overige betrokkenen hun contactgegevens met ons delen, zoals e-mailadres en/of telefoonnummer om op de hoogte gehouden te worden van draaiboeken, proef rouwkaart en dergelijke, dan geven zij hiermee toestemming om deze te gebruiken voor het uitvoeren van de opdracht.

Bij een voorgesprek over het vastleggen van de uitvaartwensen vragen we toestemming van de opdrachtgever van het voorgesprek, om zijn/haar gegevens te bewaren tot het moment van overlijden, zodat we na een overlijden invulling kunnen geven aan de besproken uitvaartwensen. De opdrachtgever krijgt een schriftelijke bevestiging van hetgeen is besproken met daarbij een begroting van de kosten.

Beveiligen van persoonsgegevens door Symfonie uitvaarten:

Het digitaal vastleggen van gegevens gebeurt in Aannamedossiersoftware van Aggeloo en in Dropbox. Deze systemen zijn beveiligd door resp. Aggeloo en Dropbox en alleen toegankelijk met gebruikersnaam en wachtwoord;

Verwerkers van persoonsgegevens van onze overledenen en opdrachtgevers

Delen van gegevens met derden:

Voor realisatie van een uiterst zorgvuldige begeleiding van de uitvaart van de overledene, is het noodzakelijk om voor de leverancier relevante gegevens met de juiste leveranciers/verwerkers van persoonsgegevens te delen. Het gaat om de volgende leveranciers en instanties:

  • Aggeloo Aannamesoftware;
  • De vervoerder(s) en/of verzorgers van de overledene
  • Crematoria
  • Begraafplaatsen
  • Kerken
  • Uitvaartcentra of andere opbaarlocaties
  • Drukkerijen
  • Kranten
  • Bloemisten
  • Fotograaf
  • Gemeenten
  • Keurmerkbureau
  • Nazorgbureau

Cookies

Symfonie uitvaarten gebruikt op haar website alleen technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Bewaartermijn van persoonsgegevens en financiële gegevens

We bewaren de gegevens in een digitaal uitvaartdossier. Hierin komen ook de rouwkaart, eventuele rouwadvertentie, opdrachtformulieren voor crematorium of begraafplaats, formulier aangifte van overlijden, kistregistratieformulieren, kopie van (uittreksel van) akte van overlijden, verlof voor cremeren of begraven, en het draaiboek van de dag van de uitvaart of afscheid.

We bewaren dit dossier volledig tot een jaar na de datum van overlijden, ten behoeve van nazorg. Na een jaar verwijderen we de akte van overlijden en het verlof en opdrachtformulieren aan derden. De overige gegevens (rouwkaart, draaiboek, persoonsgegevens overledene en opdrachtgever) blijven bewaard voor latere referentie.

Financiële gegevens, de inkomende en uitgaande facturen die betrekking hebben op de uitvaart, delen wij met ons accountantskantoor, ten behoeve van de opmaak van onze jaarrekening. We bewaren de financiële gegevens gedurende de wettelijke termijn van zeven jaar.

Recht van inzage, aanpassen of verwijderen

De opdrachtgever behoudt gedurende de bewaartermijn het recht van inzage, het aanpassen en/of corrigeren en het verwijderen van gegevens. Wilt u hiervan gebruik maken, neem dan contact met ons op via info@symfonie-uitvaarten.nl. Wij reageren binnen 4 weken op uw verzoek.

Klachten en aansprakelijkheid

Symfonie uitvaarten neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en niet geoorloofde wijziging tegen te gaan.

Als u de indruk heeft of ervaart dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@symfonie-uitvaarten.nl. Mocht u niet tevreden zijn of twijfels hebben over hoe Symfonie-uitvaarten met uw gegevens omgaat, dan horen wij dat ook graag van u. U heeft tevens de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de link https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.

Internetsites van derden

Dit Privacy-statement is niet van toepassing op internetsites van derden, die door middel van links met deze internetsite zijn verbonden.

Wijzigingen Privacy-statement

Symfonie uitvaarten behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy-statement. Het verdient aanbeveling periodiek na te gaan of dit Privacy-statement is gewijzigd.

25 mei 2018